כאשר מתכננים אירוע, ישנם מספר דברים שיכולים לעזור לנו ליצור אירוע מוצלח ומרהיב.
אחד העקרונות המרכזיים הוא השילוב של ארגון אירוע באופן עצמאי יחד עם מוצרים ממותגים שיהפכו לכם את האירוע לייחודי וייזכר טוב אצל כל האורחים שלכם.
במאמר זה, נביא לכם את התהליך של תכנון וארגון אירוע, ונעזור בטיפים והמלצות לכל אחד שישדרגו לכם משמעותית את האירוע!
שלב ראשון בתהליך הוא תכנון האירוע עצמו. יש לקחת בחשבון את סוג האירוע, קהל היעד והאווירה הרצויה. עם קהל היעד והמטרות בראש, ניתן לפתח את הרעיון המרכזי של האירוע ולתכנן את הפרטים המדויקים בהתאמה מושלמת לאורחי האירוע. חשוב בשלב הראשוני לעשות הערכות של כמה אנשים הולכים להיות באירוע, מה הם הגילאים העיקריים של האורחים ולכבוד מה האירוע.
השלב הבא הוא קביעת תקציב האירוע. בחלק מהמקרים, יתכן שיהיה לנו תקציב מוגבל. כאשר אנחנו מתחילים לחשוב על מוצרים ממותגים, יש לנו לשקול את העלות הכוללת שלהם ואת התועלת שהם מביאים לאירוע. מוצרים ממותגים, כגון בקבוקים, מסמכים, מניפות, בגדים, מוצרי מתנה ובנוסף עטים ממותגים יכולים לתת לאירוע מראה מקצועי ולהקנות את הזיכרון החיובי של המשתתפים. חשוב לקחת גם בחשבון עלויות של השכרת ציוד לאירועים הכוללת ציוד סאונד ותאורה, רהיטים, וציוד טכני נוסף, שיכולה לשפר את תחושת המקום ולתת תמיכה לארגון האירוע.
כדי למצוא ספקים מהימנים ואיכותיים, יש לבצע סקר שוק מעמיק ולקחת בחשבון המלצות מלקוחות קודמים. ניתן להשתמש באינטרנט כדי לחפש ביקורות ודירוגים על ספקים מומלצים. בנוסף, מומלץ להתכתב עם הספקים הפוטנציאליים ולשאול שאלות, לבדוק את התנאים והתמחור כדי לוודא שהם מתאימים לצרכים של האירוע.
כאשר נבחרים הספקים הרלוונטיים, עלינו לתכנן את המראה הכללי של האירוע ולקבוע אילו מוצרים ממותגים וציוד יתאימו לסגנון ולאווירה ובנוסף להחליט גם על המקום שבו ייערך האירוע. ניתן ליצור עיצוב מותאם אישית לאירוע על ידי התאמת המוצרים הממותגים למסר העסקי (במידה והאירוע הוא אירוע חברה) ולערכים של האירוע. כאשר משתמשים בציוד שהושכר, יש לוודא שהוא מתאים לסוג האירוע ולמרחב שבו הוא ימוקם.
לאחר קביעת הספקים והמוצרים, עלינו לנהל את תהליך ההזמנה של המוצרים הממותגים ויתר ספקי האירוע. יש לתכנן מראש את הזמנת המוצרים ולוודא שהם יגיעו בזמן למקום האירוע. בנוסף, יש לוודא שהציוד השכור יגיע בצורה תקינה ובהתאם לדרישות האירוע וכמובן לשים דגש על שעות ההגעה של הספקים ולוודא שאכן כולם מגיעים בזמן כדי שלא יהיה שום בלת"ם באירוע.
כמו כן, יש לוודא שיש לנו מספיק זמן להתקנות וסידור המקום לאירוע וכמובן בדיקה ותיקונים אם הם נדרשים.
בסיום האירוע, יש לבדוק כי כל המוצרים והציוד שהוזמן נאספים ומוחזרים לספקים בצורה תקינה. מומלץ לבדוק שאין פגיעה או נזק לציוד שהושכר ולוודא שהכל נמצא במצבו הטוב.
לסיכום, ארגון אירוע עם שילוב של מוצרים ממותגים הוא תהליך לא מסובך אך דורש תכנון מדויק והתאמה טובה לצרכים של האירוע. עלינו לבחון את התקציב, לבחון את הספקים ולקבוע את המוצרים הרלוונטיים לאירוע, ולבצע את ההזמנה וההתקנה בזמן ובצורה תקינה.
על ידי עקיפה של האתגרים הפוטנציאליים והתמודדות עם הפרטים הקטנים, נוכל ליצור אירוע ממותג ומרהיב שיתרום רבות להצלחת האירוע!